Die Kernideen

Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag

David Allen, 2001

Der Kopf erinnert dich um drei Uhr nachts an deine Aufgaben und schweigt, wenn du sie erledigen könntest. Der Berater David Allen hat das System GTD erfunden, um alle Aufgaben aus dem Gedächtnis in verlässliche Listen zu holen. Das Buch zeigt, wie du alles, was deine Aufmerksamkeit fordert, sammelst, sortierst und in Ordnung hältst, damit der Kopf frei wird für die eigentliche Arbeit.

Für wen

Für alle, deren Aufgaben gleichzeitig im Kopf, in Chats und auf Haftnotizen wohnen und die das Gefühl leid sind, etwas vergessen zu haben. Für alle, die ruhiger arbeiten wollen, nicht mehr.

Aufgaben bleiben selten liegen, weil die Zeit fehlt. Sie bleiben liegen, weil niemand festgelegt hat, wie ihre Erledigung aussieht.

Drei Uhr nachts und kein Geschenk

Stell dir Olja vor. Sie geht pünktlich ins Bett, aber um drei Uhr nachts wacht sie mit einem Gedanken auf: Morgen hat Mama Geburtstag, und sie hat noch kein Geschenk. Gleich danach taucht die E-Mail auf, die sie nicht abgeschickt hat, dann die Internetrechnung, dann das Versprechen, eine Freundin anzurufen. Keine dieser Aufgaben lässt sich jetzt sofort erledigen, und trotzdem kreisen sie bis zum Morgen in ihrem Kopf.

David Allen hat viele Jahre lang Führungskräften beigebracht, mit der Flut ihrer Aufgaben fertigzuwerden, und 2001 beschrieb er seine Methode in einem Buch. Der englische Titel, Getting Things Done, ist längst auf drei Buchstaben geschrumpft, GTD, und 2015 erschien eine überarbeitete Ausgabe. Dieses Buch lehrt nicht, mehr und schneller zu arbeiten. Es lehrt, Aufgaben aus dem Kopf in ein verlässliches System zu bringen, damit der Kopf frei wird für die eigentliche Arbeit.

Das zentrale Bild des Buches hat Allen aus dem Karate übernommen: Geist wie Wasser. Wirf einen Kiesel in einen stillen Teich, und das Wasser antwortet genau mit der Kraft, mit der der Kiesel hineingefallen ist, und kommt dann wieder zur Ruhe. Es reagiert weder zu stark noch zu schwach. Nach Allens Vorstellung kann auch ein Mensch so arbeiten, wenn ihn nicht Hunderte offene Aufgaben stören.

Im Folgenden gehst du den ganzen Weg seines Systems. Du siehst, warum unerledigte Dinge Aufmerksamkeit stehlen, wie du sie an einem Ort sammelst, wie aus einem vagen „sollte ich mal“ ein klarer Schritt wird und wie du das Ganze einmal pro Woche in Ordnung hältst.

Warum dir die Batterien nicht im Laden einfallen

Allen beschreibt ein Bild, das fast jeder kennt. Jedes Mal, wenn du eine Taschenlampe mit leeren Batterien in die Hand nimmst, meldet sich der Kopf: Ich muss neue kaufen. Im Laden, wo du sie kaufen könntest, schweigt er. Das Gedächtnis erinnert dich an eine Aufgabe genau dann, wenn du nichts mit ihr anfangen kannst.

Unerledigte Dinge nennt Allen offene Schleifen. Gemeint ist jedes Versprechen an dich selbst oder an andere, das noch nicht eingelöst ist, vom tropfenden Wasserhahn bis zum Jobwechsel. Nach seiner Beobachtung kostet jede solche Schleife ein Stück Aufmerksamkeit, auch wenn du nicht bewusst an sie denkst. Der Kopf unterscheidet nicht zwischen Kleinkram und Wichtigem und hält alles mit derselben Unruhe fest.

In der überarbeiteten Ausgabe verweist Allen auf Experimente der Psychologen E. J. Masicampo und Roy Baumeister. Darin hörten die Gedanken an ein unerreichtes Ziel auf, andere Arbeit zu stören, sobald die Versuchspersonen einen konkreten Plan gemacht hatten, wie sie damit umgehen würden. Das Ziel selbst mussten sie dafür nicht erreichen.

Daraus ergibt sich der zentrale Kniff des ganzen Buches. Der Kopf braucht einen Beweis, dass die Aufgabe an einem verlässlichen Ort notiert ist und einen nächsten Schritt hat. Dann verstummen die Erinnerungen, obwohl die Aufgabe selbst noch nicht erledigt ist.

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Über den Autor

David Allen ist ein amerikanischer Berater für persönliche Produktivität und Gründer der David Allen Company. Nach eigenen Worten hatte er bis zu seinem fünfunddreißigsten Lebensjahr fünfunddreißig Berufe, darunter Zauberkünstler und Karatelehrer.

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Begriffe aus dem Buch

Baumeister
GTD: Abkürzung des englischen Buchtitels Getting Things Done, „Dinge zu Ende bringen“. So heißt auch Allens System selbst.
Geist wie Wasser: Ein Bild aus dem Karate, das Allen zum Ziel seines Systems macht: Ein ruhiger Geist antwortet auf jedes Ereignis mit genau der Kraft, die es verlangt, und kommt dann wieder zur Ruhe.
Offene Schleifen: Allens Begriff für jede unerledigte Aufgabe und jedes Versprechen an sich selbst oder andere, das im Gedächtnis festgehalten wird und einen Teil der Aufmerksamkeit bindet.
Masicampo: E. J. Masicampo, amerikanischer Psychologe. Gemeinsam mit Roy Baumeister veröffentlichte er 2011 Experimente darüber, wie ein Handlungsplan aufdringliche Gedanken an unerreichte Ziele abschwächt.
Eingang: In Allens System der Ort, an dem alles Neue zuerst landet: eine Ablage für Papiere, ein Ordner im Postfach, eine Notiz im Handy. Er wird regelmäßig geleert.
Nächste Aktion: Allens Schlüsselbegriff: der allererste physische, sichtbare Schritt, der eine Aufgabe voranbringt und kein weiteres Nachdenken verlangt. Zum Beispiel anrufen, schreiben oder kaufen.
Irgendwann/Vielleicht: Allens Liste für Ideen und Wünsche, die man noch nicht angeht, zu denen man aber zurückkehren möchte. Sie wird beim wöchentlichen Rückblick durchgesehen.
Referenzmaterial: Informationen, mit denen nichts zu tun ist, die man aber brauchen könnte. Allen rät, sie getrennt von den Aufgabenlisten aufzubewahren.
Zwei-Minuten-Regel: Allens Regel: Dauert die nächste Aktion weniger als zwei Minuten, wird sie sofort erledigt, weil es länger dauert, sie aufzubewahren und im Blick zu behalten, als sie zu erledigen.
Warteliste: Eine Liste der Aufgaben, die an andere abgegeben wurden: was übertragen wurde, an wen und wann. So musst du fremde Versprechen nicht im Kopf behalten.
Projekt: Bei Allen jedes gewünschte Ergebnis, das mehr als einen Schritt braucht und sich in etwa einem Jahr erreichen lässt.
Kontext: Ort, Werkzeug oder Person, ohne die sich eine Aktion nicht erledigen lässt: Telefon, Computer, Zuhause, Besorgungen in der Stadt. Nach Kontexten ordnet Allen die Aktionslisten.
Harte Landschaft: Allens Bild für den Kalender: Darin steht nur, was an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Stunde geschehen muss, keine Wünsche für den Tag.
Wöchentlicher Rückblick: Eine feste Stunde am Ende der Woche, in der in Allens System der Eingang geleert und alle Listen und der Kalender geprüft werden. Allen hält ihn für die Bedingung, ohne die das System nicht hält.
Fokushorizonte: Allens Schema aus sechs Ebenen, aus denen man auf die eigenen Aufgaben blickt: von den laufenden Aktionen bis zu Sinn und Werten des Lebens. Ein Schema des Autors, kein wissenschaftliches Modell.

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