Головні ідеї книги

Як дати лад справам. Мистецтво продуктивності без стресу

Девід Аллен, 2001

Голова нагадує про справи о третій ночі й мовчить, коли їх можна зробити. Консультант Девід Аллен створив систему GTD, щоб переносити всі справи з пам’яті в надійні списки. Книжка про те, як зібрати, розібрати й тримати в порядку все, що потребує уваги, і звільнити голову для самої роботи.

Кому підійде

Для тих, у кого справи живуть одночасно в голові, у чатах і на стікерах, і хто втомився від відчуття, що щось забуто. Для тих, хто хоче працювати спокійніше, а не більше.

Справи рідко застрягають через брак часу. Вони застрягають, бо ніхто не визначив, який вигляд має їхнє виконання.

Третя ночі й подарунок, якого немає

Уяви Олю. Вона лягає спати вчасно, але о третій ночі прокидається від думки: завтра в мами день народження, а подарунка немає. Слідом спливає невідправлений лист, потім рахунок за інтернет, потім обіцянка подзвонити подрузі. Жодну з цих справ не можна зробити просто зараз, а голова все одно перебирає їх по колу до ранку.

Девід Аллен багато років навчав керівників компаній давати раду потоку справ, а 2001 року описав свій метод у книжці. Її англійська назва, Getting Things Done, давно скоротилася до трьох літер GTD, а 2015 року вийшло перероблене видання. Ця книжка не вчить працювати більше й швидше. Вона вчить переносити справи з голови в надійну систему, щоб голова звільнилася для самої роботи.

Головний образ книжки Аллен узяв із карате: розум як вода. Кинь камінчик у тихий ставок, і вода відповість рівно з тією силою, з якою впав камінчик, а потім знову заспокоїться. Вона не відповідає надто сильно й не відповідає надто слабко. Так, на думку Аллена, може працювати й людина, коли їй не заважають сотні незакритих справ.

Далі ти пройдеш увесь шлях його системи. Ти побачиш, чому недороблені справи крадуть увагу, як зібрати їх в одному місці, як перетворити розмите «треба б» на зрозумілий крок і як раз на тиждень тримати все це в порядку.

Чому про батарейки згадуєш не в магазині

Аллен наводить картину, знайому майже всім. Щоразу, коли береш до рук ліхтарик із розрядженими батарейками, голова нагадує: треба купити нові. А в магазині, де їх можна купити, вона мовчить. Пам’ять підказує справу саме тоді, коли з нею нічого не можна зробити.

Недороблені справи Аллен називає так: відкриті петлі. Це будь-яка обіцянка собі чи іншим, яку ще не виконано, від крана, що протікає, до зміни роботи. За його спостереженням, кожна така петля забирає шматочок уваги, навіть якщо свідомо про неї не думаєш. Голова не відрізняє дрібне від важливого й тримає все з однаковою тривогою.

У переробленому виданні Аллен посилається на досліди, які поставили психологи Е. Дж. Масікампо та Рой Баумайстер. У них думки про незавершену мету переставали заважати іншій роботі, коли людина складала конкретний план, як із нею вчинити. Саму мету для цього досягати було не потрібно.

Звідси головний хід усієї книжки. Голові потрібен доказ, що справу записано в надійному місці й у неї є наступний крок. Тоді нагадування вщухають, хоча саму справу ще не зроблено.

Читати в Livria

Про автора

Девід Аллен — американський консультант з особистої продуктивності й засновник компанії David Allen Company. За його словами, до тридцяти п’яти років він змінив тридцять п’ять професій, серед них були фокусник і вчитель карате.

Усі книги автора: Девід Аллен

Поняття з книги

  • Баумайстер
  • GTD: Скорочення англійської назви книжки, Getting Things Done, «доводити справи до кінця». Так називають саму систему Аллена.
  • Розум як вода: Образ із карате, який Аллен робить метою своєї системи: спокійний розум відповідає на кожну подію з тією силою, якої вона потребує, і знову заспокоюється.
  • Відкриті петлі: Термін Аллена: будь-яка незавершена справа чи обіцянка собі й іншим, яка тримається в пам’яті й забирає частину уваги.
  • Масікампо: Е. Дж. Масікампо, американський психолог. Разом із Роєм Баумайстером 2011 року опублікував результати дослідів про те, як план дій послаблює нав’язливі думки про незавершені цілі.
  • Вхідні: У системі Аллена місце, куди спершу потрапляє все нове: лоток для паперів, тека в пошті, нотатка в телефоні. Його регулярно спорожнюють.
  • Наступна дія: Ключове поняття Аллена: найперший фізичний, видимий крок, який просуває справу й не потребує нових роздумів. Наприклад, подзвонити, написати чи купити.
  • Колись, можливо: Список Аллена для ідей і бажань, за які поки не беруться, але до яких хочеться повернутися. Його переглядають під час щотижневого огляду.
  • Довідкові матеріали: Відомості, з якими нічого не треба робити, але які можуть знадобитися. Аллен радить зберігати їх окремо від списків справ.
  • Правило двох хвилин: Правило Аллена: якщо наступна дія займає менше двох хвилин, її роблять одразу, бо зберігати й відстежувати її довше, ніж зробити.
  • Список очікування: Список справ, переданих іншим людям: що доручено, кому й коли. Так у голові не треба тримати чужі обіцянки.
  • Проєкт: В Аллена будь-який бажаний результат, якому потрібно більше ніж один крок і якого можна досягти приблизно за рік.
  • Контекст: Місце, інструмент чи людина, без яких дію не виконати: телефон, комп’ютер, дім, поїздка в місто. За контекстами Аллен розкладає списки дій.
  • Жорсткий ландшафт: Образ Аллена для календаря: у ньому тільки те, що має статися в конкретний день чи годину, а не побажання на день.
  • Щотижневий огляд: Регулярна година наприкінці тижня, коли в системі Аллена спорожнюють вхідні, перевіряють усі списки й календар. Аллен вважає його умовою, без якої система не тримається.
  • Горизонти фокусу: Схема Аллена з шести рівнів погляду на свої справи: від поточних дій до сенсу й цінностей життя. Схема автора, а не наукова модель.

Усі поняття

Схожі книги