Las ideas clave

Organízate con eficacia. Máxima productividad personal sin estrés

David Allen, 2001

La cabeza te recuerda tus tareas a las tres de la madrugada y se calla justo cuando podrías hacerlas. El consultor David Allen creó el sistema GTD para sacar todas las tareas de la memoria y pasarlas a listas fiables. Este libro trata de cómo recoger, procesar y mantener en orden todo lo que exige tu atención, y liberar la cabeza para el trabajo en sí.

Para quién es

Para quien tiene las tareas repartidas entre la cabeza, los chats y las notas adhesivas, y está cansado de sentir que algo se le olvida. Para quien quiere trabajar con más calma, no más.

Las tareas rara vez se atascan por falta de tiempo. Se atascan porque nadie ha definido cómo se ve terminarlas.

Las tres de la madrugada y un regalo que no existe

Imagina a Olga. Se acuesta a su hora, pero a las tres de la madrugada se despierta con un pensamiento: mañana es el cumpleaños de su madre y no tiene regalo. Enseguida aparece el correo que no envió, luego la factura de internet, luego la promesa de llamar a una amiga. Nada de eso se puede hacer ahora mismo, y aun así la cabeza le da vueltas hasta el amanecer.

David Allen pasó muchos años enseñando a directivos a manejar el torrente de tareas, y en 2001 contó su método en un libro. Su título en inglés, Getting Things Done, hace tiempo que se abrevia en tres letras, GTD, y en 2015 salió una edición revisada. Este libro no te enseña a trabajar más ni más rápido. Te enseña a sacar las tareas de la cabeza y llevarlas a un sistema fiable, para que la cabeza quede libre para el trabajo en sí.

Allen tomó del kárate la imagen central del libro: mente como el agua. Lanza una piedrecita a un estanque tranquilo y el agua responde justo con la fuerza con la que cayó la piedra, y después vuelve a calmarse. No responde de más ni de menos. Así, según Allen, puede funcionar también una persona cuando no la estorban cientos de asuntos sin cerrar.

A continuación recorrerás todo su sistema. Verás por qué las tareas sin terminar roban atención, cómo reunirlas en un solo lugar, cómo convertir un vago «debería» en un paso claro y cómo mantenerlo todo en orden una vez por semana.

Por qué te acuerdas de las pilas fuera de la tienda

Allen describe una escena que casi todos conocen. Cada vez que coges una linterna con las pilas gastadas, la cabeza te recuerda: hay que comprar pilas nuevas. Pero en la tienda donde podrías comprarlas, no dice nada. La memoria te recuerda la tarea justo cuando no puedes hacer nada con ella.

Allen llama bucles abiertos a las tareas sin terminar. Un bucle abierto es cualquier compromiso contigo o con otros que aún no has cumplido, desde un grifo que gotea hasta un cambio de trabajo. Según observa, cada uno de esos bucles se lleva un pedacito de atención, aunque no pienses en él de forma consciente. La cabeza no distingue lo pequeño de lo importante y lo sostiene todo con la misma inquietud.

En la edición revisada, Allen cita los experimentos de los psicólogos E. J. Masicampo y Roy Baumeister. En ellos, los pensamientos sobre una meta sin terminar dejaban de interferir con otro trabajo cuando la persona hacía un plan concreto de qué hacer con ella. No hacía falta alcanzar la meta.

De ahí sale la idea clave de todo el libro. La cabeza necesita una prueba de que la tarea está anotada en un lugar fiable y tiene un siguiente paso. Entonces los recordatorios se calman, aunque la tarea en sí aún no esté hecha.

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Sobre el autor

David Allen es un consultor estadounidense de productividad personal y fundador de la empresa David Allen Company. Según cuenta, antes de cumplir treinta y cinco años había tenido treinta y cinco oficios, entre ellos mago y profesor de kárate.

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Conceptos del libro

  • Baumeister
  • GTD: Siglas del título en inglés del libro, Getting Things Done, «sacar las cosas adelante». Así se llama el propio sistema de Allen.
  • Mente como el agua: Imagen del kárate que Allen convierte en la meta de su sistema: una mente tranquila responde a cada suceso con la fuerza que exige y vuelve a calmarse.
  • Bucles abiertos: Término de Allen: cualquier tarea sin terminar o compromiso contigo o con otros que se queda en la memoria y se lleva parte de la atención.
  • Masicampo: E. J. Masicampo, psicólogo estadounidense. En 2011 publicó con Roy Baumeister los resultados de unos experimentos sobre cómo un plan de acción debilita los pensamientos insistentes sobre metas sin terminar.
  • Bandeja de entrada: En el sistema de Allen, el lugar al que llega primero todo lo nuevo: una bandeja para papeles, una carpeta del correo, una nota en el teléfono. Se vacía con regularidad.
  • Siguiente acción: Concepto clave de Allen: el primer paso físico y visible que hace avanzar una tarea y no exige volver a pensar. Por ejemplo, llamar, escribir o comprar.
  • Algún día, quizá: Lista de Allen para ideas y deseos que todavía no se emprenden, pero a los que apetece volver. Se repasa en la revisión semanal.
  • Material de consulta: Información con la que no hay que hacer nada, pero que puede hacer falta. Allen aconseja guardarla aparte de las listas de tareas.
  • Regla de los dos minutos: Regla de Allen: si la siguiente acción lleva menos de dos minutos, se hace al momento, porque guardarla y seguirle la pista cuesta más que hacerla.
  • Lista de espera: Lista de tareas delegadas en otras personas: qué se encargó, a quién y cuándo. Así no hace falta tener en la cabeza las promesas de los demás.
  • Proyecto: Para Allen, cualquier resultado deseado que requiere más de un paso y puede conseguirse en un año más o menos.
  • Contexto: El lugar, la herramienta o la persona sin los que no se puede hacer una acción: el teléfono, el ordenador, la casa, los recados. Allen ordena las listas de acciones por contextos.
  • Paisaje fijo: Imagen de Allen para el calendario: en él solo está lo que tiene que ocurrir un día o a una hora concretos, no los deseos del día.
  • Revisión semanal: Una hora fija al final de la semana en la que, dentro del sistema de Allen, se vacían las bandejas de entrada y se repasan todas las listas y el calendario. Allen la considera la condición sin la que el sistema no se sostiene.
  • Horizontes de enfoque: Esquema de Allen con seis niveles desde los que mirar tus asuntos: de las acciones del momento al propósito y los valores de la vida. Es un esquema del autor, no un modelo científico.

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