Les idées clés

S’organiser pour réussir. L’art d’être efficace sans stress

David Allen, 2001

Ta tête te rappelle tes tâches à trois heures du matin et se tait quand tu pourrais les faire. Le consultant David Allen a inventé la méthode GTD pour sortir toutes les tâches de la mémoire et les ranger dans des listes fiables. Ce livre montre comment rassembler, trier et garder en ordre tout ce qui réclame ton attention, pour libérer ta tête et la consacrer au travail lui-même.

Pour qui

Pour celles et ceux dont les tâches traînent à la fois dans leur tête, dans leurs messageries et sur des post-it, et qui sont fatigués d’avoir sans cesse l’impression d’oublier quelque chose. Pour qui veut travailler plus sereinement, pas davantage.

Les choses restent rarement bloquées par manque de temps. Elles restent bloquées parce que personne n’a défini à quoi ressemble leur réalisation.

Trois heures du matin et un cadeau qui n’existe pas

Imagine Olia. Elle se couche à une heure raisonnable, mais à trois heures du matin, une pensée la réveille : demain, c’est l’anniversaire de sa mère, et elle n’a pas de cadeau. Puis surgit un e-mail jamais envoyé, puis la facture internet, puis la promesse d’appeler une amie. Aucune de ces tâches ne peut se faire maintenant, et pourtant sa tête les passe en boucle jusqu’au matin.

Pendant des années, David Allen a appris à des dirigeants d’entreprise à faire face au flot de leurs tâches, puis en 2001, il a décrit sa méthode dans un livre. Son titre anglais, Getting Things Done, s’est vite réduit à trois lettres, GTD, et une édition révisée est parue en 2015. Ce livre n’apprend pas à travailler plus ni plus vite. Il apprend à sortir les tâches de sa tête pour les confier à un système fiable, afin que la tête soit libre pour le travail lui-même.

L’image centrale du livre, Allen l’a empruntée au karaté : l’esprit comme l’eau. Jette un caillou dans un étang tranquille : l’eau répond exactement avec la force de sa chute, puis redevient calme. Elle ne réagit ni trop fort ni trop faiblement. Selon Allen, l’être humain peut fonctionner de la même façon quand des centaines de tâches en suspens ne le parasitent plus.

Tu vas maintenant parcourir toute sa méthode. Tu verras pourquoi les tâches inachevées volent ton attention, comment les rassembler en un seul endroit, comment transformer un vague « il faudrait » en une étape claire et comment, une fois par semaine, garder tout cela en ordre.

Pourquoi on pense aux piles ailleurs qu’au magasin

Allen décrit une scène que presque tout le monde connaît. Chaque fois que tu prends une lampe de poche aux piles mortes, ta tête te le rappelle : il faut en racheter. Mais au magasin, là où tu pourrais les acheter, elle se tait. La mémoire te souffle une tâche justement au moment où tu ne peux rien en faire.

Ces tâches inachevées, Allen les appelle des boucles ouvertes. C’est tout engagement envers soi ou envers les autres qui n’est pas encore tenu, du robinet qui fuit au changement de travail. D’après lui, chacune de ces boucles accapare une part d’attention, même si tu n’y penses pas consciemment. La tête ne distingue pas le futile de l’important et garde tout avec la même inquiétude.

Dans l’édition révisée, Allen cite les expériences des psychologues E. J. Masicampo et Roy Baumeister. Les pensées liées à un objectif inachevé y cessaient de gêner un autre travail dès que la personne établissait un plan concret pour s’en occuper. Il n’était même pas nécessaire d’atteindre l’objectif.

C’est là le ressort principal de tout le livre. La tête a besoin d’une preuve que la tâche est notée dans un endroit fiable et qu’elle a une prochaine étape. Alors les rappels s’apaisent, même si la tâche n’est pas encore faite.

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L'auteur

David Allen est un consultant américain en productivité personnelle et le fondateur de la David Allen Company. D’après lui, avant trente-cinq ans, il avait exercé trente-cinq métiers, dont magicien et professeur de karaté.

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Notions du livre

  • Baumeister
  • GTD: Abréviation du titre anglais du livre, Getting Things Done, « mener les choses à bien ». C’est aussi le nom de la méthode d’Allen.
  • Esprit comme l’eau: Image tirée du karaté, dont Allen fait le but de sa méthode : un esprit calme répond à chaque événement avec la force qu’il exige, puis redevient calme.
  • Boucles ouvertes: Terme d’Allen : toute tâche inachevée ou tout engagement envers soi ou envers les autres qu’on garde en mémoire et qui prend une part de l’attention.
  • Masicampo: E. J. Masicampo, psychologue américain. Avec Roy Baumeister, il a publié en 2011 les résultats d’expériences montrant comment un plan d’action atténue les pensées obsédantes liées aux objectifs inachevés.
  • Boîte de réception: Dans la méthode d’Allen, l’endroit où arrive d’abord tout ce qui est nouveau : une bannette à papiers, un dossier de messagerie, une note sur le téléphone. On le vide régulièrement.
  • Prochaine action: Notion clé d’Allen : la toute première étape physique et visible qui fait avancer une tâche sans demander de nouvelle réflexion. Par exemple, appeler, écrire ou acheter.
  • Un jour, peut-être: Liste d’Allen pour les idées et les envies qu’on ne met pas encore en route, mais auxquelles on aimerait revenir. On la relit lors de la revue hebdomadaire.
  • Documents de référence: Informations qui n’appellent aucune action, mais qui peuvent servir. Allen conseille de les ranger à part des listes de tâches.
  • Règle des deux minutes: Règle d’Allen : si la prochaine action prend moins de deux minutes, on la fait tout de suite, car la garder et la suivre prendrait plus de temps que la faire.
  • Liste d’attente: Liste des tâches confiées à d’autres personnes : ce qui a été confié, à qui et quand. Ainsi, plus besoin de garder en tête les promesses des autres.
  • Projet: Chez Allen, tout résultat souhaité qui demande plus d’une étape et qu’on peut obtenir en un an environ.
  • Contexte: Le lieu, l’outil ou la personne sans lesquels une action est impossible : téléphone, ordinateur, maison, courses en ville. Allen classe les listes d’actions par contextes.
  • Paysage rigide: Image d’Allen pour l’agenda : on n’y trouve que ce qui doit se produire un jour ou à une heure précis, et non les souhaits pour la journée.
  • Revue hebdomadaire: Une heure régulière en fin de semaine où, dans la méthode d’Allen, on vide les boîtes de réception et on vérifie toutes les listes et l’agenda. Pour Allen, sans elle, le système ne tient pas.
  • Horizons de focalisation: Schéma d’Allen en six niveaux de regard sur ses affaires : des actions en cours jusqu’au sens et aux valeurs de la vie. C’est un schéma de l’auteur, pas un modèle scientifique.

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