As ideias principais

A arte de fazer acontecer. Produtividade sem estresse

David Allen, 2001

A cabeça nos lembra das tarefas às três da manhã e fica em silêncio quando dá para fazê-las. O consultor David Allen criou o sistema GTD para tirar todas as tarefas da memória e levá-las para listas confiáveis. O livro mostra como reunir, processar e manter em ordem tudo o que exige atenção, e assim liberar a cabeça para o trabalho em si.

Para quem é

Para quem tem tarefas espalhadas pela cabeça, pelos chats e pelos post-its ao mesmo tempo e está cansado da sensação de ter esquecido alguma coisa. Para quem quer trabalhar com mais calma, e não mais.

As coisas raramente travam por falta de tempo. Elas travam porque ninguém definiu o que significa concluí-las.

Três da manhã e um presente que não existe

Imagine a Olga. Ela vai dormir na hora certa, mas às três da manhã acorda com um pensamento: amanhã é aniversário da mãe, e ela não tem presente. Logo depois vem o e-mail que não foi enviado, depois a conta da internet, depois a promessa de ligar para uma amiga. Nenhuma dessas coisas pode ser feita agora, mas a cabeça continua dando voltas nelas até de manhã.

David Allen passou muitos anos ensinando executivos a lidar com o fluxo de tarefas e, em 2001, descreveu seu método em um livro. O título original em inglês, Getting Things Done, virou há muito tempo três letras, GTD, e em 2015 saiu uma edição revista. Este livro não ensina a trabalhar mais nem mais rápido. Ele ensina a tirar as tarefas da cabeça e colocá-las em um sistema confiável, para que a cabeça fique livre para o trabalho em si.

Allen tirou do caratê a imagem central do livro: a mente como água. Jogue uma pedrinha em um lago tranquilo, e a água responde exatamente com a força com que a pedrinha caiu, depois volta a se acalmar. Ela não reage forte demais nem fraco demais. Para Allen, uma pessoa também pode funcionar assim, quando centenas de pendências não ficam no caminho.

A seguir você vai percorrer o sistema inteiro. Vai ver por que tarefas inacabadas roubam atenção, como reuni-las em um só lugar, como transformar um vago “preciso ver isso” em um passo claro e como manter tudo em ordem uma vez por semana.

Por que você não se lembra das pilhas na loja

Allen descreve uma cena que quase todo mundo conhece. Toda vez que você pega uma lanterna com as pilhas fracas, a cabeça lembra: preciso comprar pilhas novas. Mas na loja, onde dá para comprá-las, ela fica quieta. A memória traz a tarefa à tona justamente quando não dá para fazer nada com ela.

Allen dá um nome às tarefas inacabadas: ciclos abertos. É qualquer compromisso com você mesmo ou com os outros que ainda não foi cumprido, da torneira pingando até a troca de emprego. Pelo que ele observa, cada ciclo desses consome um pedacinho da atenção, mesmo que você não pense nele conscientemente. A cabeça não separa o pequeno do importante e guarda tudo com a mesma ansiedade.

Na edição revista, Allen cita experimentos dos psicólogos E. J. Masicampo e Roy Baumeister. Neles, os pensamentos sobre uma meta inacabada deixavam de atrapalhar outro trabalho quando a pessoa fazia um plano concreto do que fazer com ela. Não era preciso atingir a meta para isso.

Daí vem a jogada principal do livro inteiro. A cabeça precisa de uma prova de que a tarefa está anotada em um lugar confiável e tem um próximo passo. Aí os lembretes se acalmam, mesmo que a tarefa ainda não esteja feita.

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Sobre o autor

David Allen é um consultor americano de produtividade pessoal e fundador da David Allen Company. Segundo ele, até os trinta e cinco anos teve trinta e cinco profissões, entre elas mágico e professor de caratê.

Todos os livros do autor: David Allen

Conceitos do livro

  • Baumeister
  • GTD: Sigla do título original do livro em inglês, Getting Things Done, “fazer as coisas acontecerem”. É também o nome do próprio sistema de Allen.
  • Mente como água: Imagem do caratê que Allen transforma no objetivo do seu sistema: uma mente tranquila responde a cada acontecimento com a força que ele exige e volta a se acalmar.
  • Ciclos abertos: Termo de Allen: qualquer tarefa inacabada ou compromisso com você mesmo e com os outros que fica guardado na memória e consome parte da atenção.
  • Masicampo: E. J. Masicampo, psicólogo americano. Junto com Roy Baumeister, publicou em 2011 os resultados de experimentos sobre como um plano de ação enfraquece os pensamentos insistentes sobre metas inacabadas.
  • Caixa de entrada: No sistema de Allen, o lugar onde tudo o que é novo chega primeiro: uma bandeja de papéis, uma pasta no e-mail, uma nota no celular. Ela é esvaziada com regularidade.
  • Próxima ação: Conceito central de Allen: o primeiro passo físico e visível, que faz a tarefa avançar e não exige pensar de novo. Por exemplo, ligar, escrever ou comprar.
  • Algum dia, talvez: Lista de Allen para ideias e desejos que ainda não estão em andamento, mas aos quais você quer voltar. Ela é revista na revisão semanal.
  • Material de referência: Informações com as quais não é preciso fazer nada, mas que podem ser úteis. Allen aconselha guardá-las separadas das listas de tarefas.
  • Regra dos dois minutos: Regra de Allen: se a próxima ação leva menos de dois minutos, ela é feita na hora, porque guardá-la e acompanhá-la leva mais tempo do que fazê-la.
  • Lista de espera: Lista das tarefas passadas para outras pessoas: o que foi pedido, a quem e quando. Assim não é preciso guardar na cabeça as promessas dos outros.
  • Projeto: Para Allen, qualquer resultado desejado que exige mais de um passo e pode ser alcançado em cerca de um ano.
  • Contexto: O lugar, a ferramenta ou a pessoa sem os quais uma ação não pode ser feita: telefone, computador, casa, uma saída pela cidade. Allen organiza as listas de ações por contexto.
  • Paisagem rígida: Imagem de Allen para a agenda: nela fica só o que deve acontecer em um dia ou horário específico, e não os desejos para o dia.
  • Revisão semanal: Uma hora fixa no fim da semana em que, no sistema de Allen, as caixas de entrada são esvaziadas e todas as listas e a agenda são conferidas. Allen a considera a condição sem a qual o sistema não se sustenta.
  • Horizontes de foco: Esquema de Allen com seis níveis de olhar para as próprias tarefas: das ações do dia a dia ao propósito e aos valores da vida. É um esquema do autor, não um modelo científico.

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