Главные идеи книги

Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Дэвид Аллен, 2001

Голова напоминает о делах в три часа ночи и молчит, когда их можно сделать. Консультант Дэвид Аллен придумал систему GTD, чтобы переносить все дела из памяти в надёжные списки. Книга о том, как собрать, разобрать и держать в порядке всё, что требует внимания, и освободить голову для самой работы.

Кому подойдёт

Для тех, у кого дела живут сразу в голове, в чатах и на стикерах, и кто устал от чувства, что что-то забыто. Для тех, кто хочет работать спокойнее, а не больше.

Дела редко застревают из-за нехватки времени. Они застревают, потому что никто не определил, как выглядит их выполнение.

Три часа ночи и подарок, которого нет

Представь Олю. Она ложится спать вовремя, но в три часа ночи просыпается от мысли: завтра у мамы день рождения, а подарка нет. Следом всплывает неотправленное письмо, потом счёт за интернет, потом обещание позвонить подруге. Ни одно из этих дел нельзя сделать прямо сейчас, а голова всё равно перебирает их по кругу до утра.

Дэвид Аллен много лет учил руководителей компаний справляться с потоком дел, а в 2001 году описал свой метод в книге. Её английское название, Getting Things Done, давно сократилось до трёх букв GTD, а в 2015 году вышло переработанное издание. Эта книга не учит работать больше и быстрее. Она учит переносить дела из головы в надёжную систему, чтобы голова освободилась для самой работы.

Главный образ книги Аллен взял из карате: ум как вода. Брось камешек в тихий пруд, и вода ответит ровно с той силой, с какой упал камешек, а потом снова успокоится. Она не отвечает слишком сильно и не отвечает слишком слабо. Так, по мысли Аллена, может работать и человек, когда ему не мешают сотни незакрытых дел.

Дальше ты пройдёшь весь путь его системы. Ты увидишь, почему недоделанные дела крадут внимание, как собрать их в одно место, как превратить расплывчатое «надо бы» в понятный шаг и как раз в неделю держать всё это в порядке.

Почему о батарейках вспоминаешь не в магазине

Аллен приводит картину, знакомую почти всем. Каждый раз, когда берёшь в руки фонарик с севшими батарейками, голова напоминает: надо купить новые. А в магазине, где их можно купить, она молчит. Память подсказывает дело именно тогда, когда с ним ничего нельзя сделать.

Недоделанные дела Аллен называет так: открытые петли. Это любое обещание себе или другим, которое ещё не выполнено, от протекающего крана до смены работы. По его наблюдению, каждая такая петля забирает кусочек внимания, даже если сознательно о ней не думаешь. Голова не отличает мелкое от важного и держит всё с одинаковой тревогой.

В переработанном издании Аллен ссылается на опыты психологов Э. Дж. Масикампо и Роя Баумайстера. В них мысли о незаконченной цели переставали мешать другой работе, когда человек составлял конкретный план, как с ней поступить. Саму цель для этого достигать было не нужно.

Отсюда главный ход всей книги. Голове нужно доказательство, что дело записано в надёжном месте и у него есть следующий шаг. Тогда напоминания стихают, хотя само дело ещё не сделано.

Читать в Livria

Об авторе

Дэвид Аллен — американский консультант по личной продуктивности и основатель компании David Allen Company. По его словам, до тридцати пяти лет он сменил тридцать пять профессий, среди них были фокусник и учитель карате.

Все книги автора: Дэвид Аллен

Тест по книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»

Понятия из книги

Баумайстер
Контекст
GTD: Сокращение от английского названия книги, Getting Things Done, «доводить дела до конца». Так называют саму систему Аллена.
Ум как вода: Образ из карате, который Аллен делает целью своей системы: спокойный ум отвечает на каждое событие с той силой, какой оно требует, и снова успокаивается.
Открытые петли: Термин Аллена: любое незавершённое дело или обещание себе и другим, которое держится в памяти и забирает часть внимания.
Масикампо: Э. Дж. Масикампо, американский психолог. Вместе с Роем Баумайстером в 2011 году опубликовал результаты опытов о том, как план действий ослабляет навязчивые мысли о незаконченных целях.
Входящие: В системе Аллена место, куда сначала попадает всё новое: лоток для бумаг, папка в почте, заметка в телефоне. Его регулярно опустошают.
Следующее действие: Ключевое понятие Аллена: самый первый физический, видимый шаг, который продвигает дело и не требует новых раздумий. Например, позвонить, написать или купить.
Когда-нибудь, может быть: Список Аллена для идей и желаний, за которые пока не берутся, но к которым хочется вернуться. Его пересматривают на еженедельном обзоре.
Справочные материалы: Сведения, с которыми ничего не нужно делать, но которые могут понадобиться. Аллен советует хранить их отдельно от списков дел.
Правило двух минут: Правило Аллена: если следующее действие занимает меньше двух минут, его делают сразу, потому что хранить и отслеживать его дольше, чем сделать.
Список ожидания: Список дел, переданных другим людям: что поручено, кому и когда. Так в голове не нужно держать чужие обещания.
Проект: У Аллена любой желаемый результат, которому нужно больше одного шага и который можно получить примерно за год.
Жёсткий ландшафт: Образ Аллена для календаря: в нём только то, что должно случиться в конкретный день или час, а не пожелания на день.
Еженедельный обзор: Регулярный час в конце недели, когда в системе Аллена опустошают входящие, проверяют все списки и календарь. Аллен считает его условием, без которого система не держится.
Горизонты фокуса: Схема Аллена из шести уровней взгляда на свои дела: от текущих действий до смысла и ценностей жизни. Схема автора, а не научная модель.

Все понятия